会前
1
提交通知与预算表
提前 10 个工作日
- 将会议通知（含议程草案）发给联系人
- 同步提交预算表
- 通知内容须与后续实际执行一致
未提前提交预算表的，会后不予报销
会中
2
活动执行
- 按议程执行，如有变动做好记录
- 安排专人拍照（每个环节、每位专家）
- 做好签到管理，确保签到表完整
- 记录所有实际发生的费用和变化
会后
3
提交活动纪要与签到表
会后 3 个自然日内
- 活动纪要：800-1500 字，含全场照和讲者照片
- 签到表：扫描件或清晰照片
- 纪要结构：总体情况 → 开幕式 → 学术内容 → 总结
会后
4
提交报销材料
会后 2 周内
- 所有发票（专票/普票按要求分类）
- 报销汇总表（机票/高铁/地面交通等）
- 酒店住宿清单、场地费清单、餐饮明细
- 其他杂项费用说明及凭证
可使用问答机器人查询各项报销的具体要求